1A First Alternative

Telefonie

Met de module telefonie in de 1A-manager kunt u de 1A First Alternative Voice-over-IP-telefonie beheren.
Deze module tezamen met de 1A-phonetool geeft u volledige controle over de telefonie binnen uw bedrijf. Zo kunt u gebruikers, toestellen, inkomende lijnen en openingstijden instellen. De 1A-phonetool geeft u een overzicht van gebruikers, toestellen en instellingen.

Benodigdheden

Voor deze handleiding heeft u nodig:

  • Een computer verbonden met uw 1A-server
  • Een browser, bijvoorbeeld Internet Explorer of Firefox
  • Een gebruikersnaam en wachtwoord voor de 1A-manager
  • Telefonie op uw 1A-server. Nog geen telefonie? Neem contact op met uw 1A-partner.

Gebruik

1
Instellingen: externe bellers - acties voor binnenkomende gesprekken
  • Voor elke Inkomende Lijn kan ingesteld worden wat er gebeurt met een binnenkomend gesprek. Er kunnen meerdere acties achter elkaar uitgevoerd worden. Deze opties kunnen in de eigenschappen van de Inkomende Lijn ingesteld worden:
    • Keuzemenu: Als eerste actie kan een keuzemenu actief zijn, hiermee kan de beller doorgestuurd worden naar een specifieke afdeling binnen het bedrijf.
    • Toestellen laten rinkelen: Deze actie zorgt er voor dat de aangegeven toestellen gaan rinkelen. De groep toestellen zal samengesteld zijn uit toestellen en gebruikers die op toestellen zijn aangemeld.
    • Wachtrij met wachtmuziek: Deze actie zorgt er voor dat de aangegeven toestellen gaan rinkelen, terwijl de beller wachtmuziek te horen krijgt.
    • Voicemail: Bij deze actie word de externe beller verbonden met de voicemail, de voicemail kan zo ingesteld worden dat de beller een voicemailbericht mag inspreken.
    • Doorschakelen: Bij deze actie wordt het binnenkomende externe gesprek doorgeschakeld naar een extern nummer. Dit nummer is bij inschakelen van de status door de gebruiker in te stellen.
2
Instellingen: externe bellers - verschillende acties op verschillende momenten
  • Voor elke Inkomende Lijn zijn er vijf bereikbaarheidsinstellingen mogelijk, bij elke bereikbaarheidsstatus kunnen andere acties ingesteld worden. Deze opties kunnen in de 1A-manager in de eigenschappen van de Inkomende Lijn ingesteld worden:
    • Per Inkomende lijn kan bepaald worden welke bereikbaarheidsstatussen gebruikt worden.
    • Wanneer Openingstijden, Lunchtijden en Vakantiedagen aangegeven zijn, kan het systeem automatich wisselen. Het is ook mogelijk om het telefonie-systeem handmatig om te zetten naar Dagstand, Nachtstand of Lunch.
    • Dagstand: Binnen Openingstijden zijn de 'standaard acties' actief die voor deze inkomende lijn ingesteld zijn. (zie bovenstaand hoofdstuk 'acties voor binnenkomende gesprekken')
    • Nachtstand: Buiten Openingstijden kunnen andere acties actief zijn dan in de dagstand. Tijdens de nachtstand wordt bij actie "Voicemail" een andere meldtekst afgespeeld dan tijdens dagstand.
    • Lunch: Tijdens Lunchtijd kunnen andere acties actief zijn dan in de dagstand en nachtstand.
    • Vakantiedagen: Vakantiedagen kunnen ingesteld worden via de 1A-manager, u kunt zelf bepalen welke vakantiedagen in uw telefonie actief zijn. Tijdens vakantiedagen kunnen andere acties actief zijn dan in de dagstand, nachtstand en lunchtijd.
    • Geforceerde Actie: Bij deze status wordt er maar één actie uitgevoerd, bijvoorbeeld "Voicemail" of "Doorschakelen naar een extern nummer". Deze actie kan ingesteld worden vanuit de 1A-manager en vanuit de Phonetool tab "Lijn" en is dan actief in plaats van alle andere acties en los van datum of tijd.
3
Speciale functies: Bedrijfsspecifieke meldteksten
  • Bedrijfsspecifieke meldteksten kunnen ingesproken worden via het Globaal tabblad in de Phonetool.
    Deze optie maakt gebruik van uw interne toestel en begeleidt u met een inspreekmenu.
  • De door u ingesproken meldteksten kunt u daarna in gebruik nemen via de Phonetool en de 1A-manager.
4
Instellingen: Statuslampjes op een toestel
  • Ondersteuning voor statuslampjes (Busy Lamp Fields) is beschikbaar voor diverse functies, bijvoorbeeld:
    • Voor toestellen is BLF beschikbaar op het interne toestelnummer
    • Voor de conferentiekamers is BLF beschikbaar op de interne nummers van de conferentiekamers 107, 108 & 109
    • Voor geparkeerde gesprekken is BLF beschikbaar op parkeerplekken 101 t/m 106
    • Voor rinkelende gesprekken in de primaire of secundaire groep is BLF beschikbaar via #8#31152629648#1 en #8#31152629648#2
    • Voor geforceerd dagstand / nachtstand is BLF beschikbaar via "day" en "night"

Stappen

1
Open de module telefonie
  • Ga naar telefonietelefonie
2
Telefonie gebruiker aanmaken
  • Ga naar telefoonlijst
  • Ga naar kies nieuwe telefonie gebruiker
  • Kies een nieuwe telefonie gebruiker
  • Klik op toevoegen
  • Pas de instellingen naar wens aan
  • Klik op opslaan
Telefonie gebruiker aanmaken
3
Telefonie gebruiker wijzigen
  • Ga naar telefoonlijst
  • Klik op de gebruikersnaam die u wilt wijzigen
  • Pas de instellingen naar wens aan
  • Klik op opslaan
Telefonie gebruiker wijzigen
4
Telefonie gebruiker verwijderen
  • Ga naar telefoonlijst
  • Klik op de gebruiker die u wilt verwijderen
  • Vink deze gebruiker verwijderen aan
  • Klik op verwijder
Telefonie gebruiker verwijderen
5
Toestel aanmaken
  • Ga naar toestellen
  • Klik op toevoegen
  • Pas de instellingen naar wens aan
  • Klik op opslaan
Toestel aanmaken
6
Toestel wijzigen
  • Ga naar toestellen
  • Klik op het toestelnummer dat u wilt wijzigen
  • Pas de instellingen naar wens aan
  • Klik op opslaan
Toestel wijzigen
7
Toestel verwijderen
  • Ga naar toestellen
  • Klik op het toestelnummer dat u wilt verwijderen
  • Ga naar toestel verwijderen
  • Vink dit toestel verwijderen aan
  • Klik op verwijder
Toestel verwijderen
8
Inkomende lijn aanmaken of verwijderen
  • Neem contact op met uw 1A-partner om dit te doen
9
Inkomende lijn wijzigen
  • Ga naar inkomende lijnen
  • Klik op het telefoonnummer dat u wilt wijzigen
  • Pas de instellingen naar wens aan
  • Klik op opslaan
    Meer uitleg staat op deze pagina onder kop "Gebruik"
    - Acties voor binnenkomende gesprekken van externe bellers
    - Verschillende acties op verschillende momenten
    - Bedrijfsspecifieke meldteksten
Inkomende lijn wijzigen
10
Instellingen wijzigen
  • Ga naar instellingen
  • Pas de instellingen naar wens aan
  • Klik op opslaan
Instellingen wijzigen
11
Openingstijden instellen
  • Ga naar openingstijden
  • Klik op de dag die u wilt wijzgen
  • Pas de instellingen naar wens aan
  • Klik op opslaan
Openingstijden instellen
12
Gesprekken bekijken en beheren
  • Klik op gesprekken
  • Als u een lopend gesprek wilt beëindigen, klik op hangup
Gesprekken bekijken en beheren
13
Wachtrijmuziek beluisteren en beheren
  • Klik op ''wachtrijmuziek
  • Klik op afspelen om een nummer te horen. Met het vierkantje in de kolomkop kunt u het afspelen pauzeren.
  • Klik op verwijderen om een nummer te verwijderen
Wachtrijmuziek beluisteren en beheren
14
Wachtrijmuziek toevoegen
  • Klik op wachtrijmuziek
  • Klik op de bestandskiezer bij bestand
  • Kies het te importeren muziekbestand (accepteert MP3 en WAV bestanden)
  • Klik toevoegen
Wachtrijmuziek toevoegen
15
Feest- en vakantiedagen toevoegen
  • Klik op feest- en vakantiedagen instellen
  • Voer een enkele dag of een periode in
  • Klik op toevoegen
Feest- en vakantiedagen toevoegen
16
Feest- en vakantiedagen verwijderen
  • Klik op feest- en vakantiedagen instellen
  • Klik op verwijderen achter de dag of periode die u wilt verwijderen
Feest- en vakantiedagen verwijderen
17
Standaardberichten instellen
  • Klik op standaardberichten instellen
  • Pas de instellingen naar wens aan
  • Klik op opslaan
Standaardberichten instellen
18
Meldteksten aanmaken en wijzigen
19
Keuzemenu aanmaken en activeren
  • Klik op "keuzemenu's instellen"
  • In veld "naam keuzemenu", geef een naam in voor het keuzemenu en klik op knop "Toevoegen"
  • In de instellingen van het keuzemenu:
    • In veld "bericht", selecteer de meldtekst waarin de keuzes voor dit keuzemenu genoemd worden
    • In veld "bij keuze 1 gebruik acties van", selecteer de buitenlijn waarin de acties ingesteld staan die uitgevoerd moeten worden wanneer de beller "1" kiest
    • In veld "bij keuze 2 gebruik acties van", selecteer de buitenlijn waarin de acties ingesteld staan die uitgevoerd moeten worden wanneer de beller "2" kiest
    • Stel de gewenste keuzevelden verder naar wens in, velden voor ongebruikte keuzes mogen leeg gelaten worden
  • Open de eigenschappen van de Inkomende Lijn
  • Activeer optie "activeer keuzemenu" en selecteer het gewenste keuzemenu
Keuzemenu aanmaken en activeren