Telefonie

Met de module telefonie in de 1A-manager kunt u de 1A First Alternative Voice-over-IP-telefonie beheren.
Deze module tezamen met de 1A-phonetool geeft u volledige controle over de telefonie binnen uw bedrijf. Zo kunt u gebruikers, toestellen, inkomende lijnen en openingstijden instellen. De 1A-phonetool geeft u een overzicht van gebruikers, toestellen en instellingen.

Benodigdheden

Voor deze handleiding heeft u nodig:

Een computer verbonden met uw 1A-server
Een gebruikersnaam en wachtwoord voor de 1A-manager
Een webbrowser
Telefonie op uw 1A-server. Nog geen telefonie? Neem contact op met uw 1A-partner.

Gebruiken
Instellen

Gebruik

Instellingen: externe bellers - acties voor binnenkomende gesprekken

Voor elke Inkomende Lijn kan ingesteld worden wat er gebeurt met een binnenkomend gesprek. Er kunnen meerdere acties achter elkaar uitgevoerd worden. Deze opties kunnen in de eigenschappen van de Inkomende Lijn ingesteld worden:

Keuzemenu: Als eerste actie kan een keuzemenu actief zijn, hiermee kan de beller doorgestuurd worden naar een specifieke afdeling binnen het bedrijf.
Toestellen laten rinkelen: Deze actie zorgt er voor dat de aangegeven toestellen gaan rinkelen. De groep toestellen zal samengesteld zijn uit toestellen en gebruikers die op toestellen zijn aangemeld.
Wachtrij met wachtmuziek: Deze actie zorgt er voor dat de aangegeven toestellen gaan rinkelen, terwijl de beller wachtmuziek te horen krijgt.
Voicemail: Bij deze actie word de externe beller verbonden met de voicemail, de voicemail kan zo ingesteld worden dat de beller een voicemailbericht mag inspreken.
Doorschakelen: Bij deze actie wordt het binnenkomende externe gesprek doorgeschakeld naar een extern nummer. Dit nummer is bij inschakelen van de status door de gebruiker in te stellen.

Instellingen: externe bellers - verschillende acties op verschillende momenten

Voor elke Inkomende Lijn zijn er vijf bereikbaarheidsinstellingen mogelijk, bij elke bereikbaarheidsstatus kunnen andere acties ingesteld worden. Deze opties kunnen in de 1A-manager in de eigenschappen van de Inkomende Lijn ingesteld worden:

Per Inkomende lijn kan bepaald worden welke bereikbaarheidsstatussen gebruikt worden.
Wanneer Openingstijden, Lunchtijden en Vakantiedagen aangegeven zijn, kan het systeem automatich wisselen. Het is ook mogelijk om het telefonie-systeem handmatig om te zetten naar Dagstand, Nachtstand of Lunch.
Dagstand: Binnen Openingstijden zijn de 'standaard acties' actief die voor deze inkomende lijn ingesteld zijn. (zie bovenstaand hoofdstuk 'acties voor binnenkomende gesprekken')
Nachtstand: Buiten Openingstijden kunnen andere acties actief zijn dan in de dagstand. Tijdens de nachtstand wordt bij actie "Voicemail" een andere meldtekst afgespeeld dan tijdens dagstand.
Lunch: Tijdens Lunchtijd kunnen andere acties actief zijn dan in de dagstand en nachtstand.
Vakantiedagen: Vakantiedagen kunnen ingesteld worden via de 1A-manager, u kunt zelf bepalen welke vakantiedagen in uw telefonie actief zijn. Tijdens vakantiedagen kunnen andere acties actief zijn dan in de dagstand, nachtstand en lunchtijd.
Geforceerde Actie: Bij deze status wordt er maar één actie uitgevoerd, bijvoorbeeld "Voicemail" of "Doorschakelen naar een extern nummer". Deze actie kan ingesteld worden vanuit de 1A-manager en vanuit de Phonetool tab "Lijn" en is dan actief in plaats van alle andere acties en los van datum of tijd.

Speciale functies: Bedrijfsspecifieke meldteksten

Bedrijfsspecifieke meldteksten kunnen ingesproken worden via het Globaal tabblad in de Phonetool.
Deze optie maakt gebruik van uw interne toestel en begeleidt u met een inspreekmenu.
De door u ingesproken meldteksten kunt u daarna in gebruik nemen via de Phonetool en de 1A-manager.

Instellingen: Statuslampjes op een toestel

Ondersteuning voor statuslampjes (Busy Lamp Fields) is beschikbaar voor diverse functies, bijvoorbeeld:

Voor toestellen is BLF beschikbaar op het interne toestelnummer
Voor de conferentiekamers is BLF beschikbaar op de interne nummers van de conferentiekamers 107, 108 & 109
Voor geparkeerde gesprekken is BLF beschikbaar op parkeerplekken 101 t/m 106
Voor rinkelende gesprekken in de primaire of secundaire groep is BLF beschikbaar via #8#31152629648#1 en #8#31152629648#2
Voor geforceerd dagstand / nachtstand is BLF beschikbaar via "day" en "night"

Stappen

Open de module telefonie

Ga naar telefonie → telefonie

Telefonie gebruiker aanmaken

Ga naar telefoonlijst
Ga naar kies nieuwe telefonie gebruiker
Kies een nieuwe telefonie gebruiker
Klik op toevoegen
Pas de instellingen naar wens aan
Klik op opslaan

Telefonie gebruiker wijzigen

Ga naar telefoonlijst
Klik op de gebruikersnaam die u wilt wijzigen
Pas de instellingen naar wens aan
Klik op opslaan

Telefonie gebruiker verwijderen

Ga naar telefoonlijst
Klik op de gebruiker die u wilt verwijderen
Vink deze gebruiker verwijderen aan
Klik op verwijder

Toestel aanmaken

Ga naar toestellen
Klik op toevoegen
Pas de instellingen naar wens aan
Klik op opslaan

Toestel wijzigen

Ga naar toestellen
Klik op het toestelnummer dat u wilt wijzigen
Pas de instellingen naar wens aan
Klik op opslaan

Toestel verwijderen

Ga naar toestellen
Klik op het toestelnummer dat u wilt verwijderen
Ga naar toestel verwijderen
Vink dit toestel verwijderen aan
Klik op verwijder

Inkomende lijn aanmaken of verwijderen

Neem contact op met uw 1A-partner om dit te doen

Inkomende lijn wijzigen

Ga naar inkomende lijnen
Klik op het telefoonnummer dat u wilt wijzigen
Pas de instellingen naar wens aan
Klik op opslaan

Meer uitleg staat op deze pagina onder kop "Gebruik"
- Acties voor binnenkomende gesprekken van externe bellers
- Verschillende acties op verschillende momenten
- Bedrijfsspecifieke meldteksten

Instellingen wijzigen

Ga naar instellingen
Pas de instellingen naar wens aan
Klik op opslaan

Openingstijden instellen

Ga naar openingstijden
Klik op de dag die u wilt wijzgen
Pas de instellingen naar wens aan
Klik op opslaan

Gesprekken bekijken en beheren

Klik op gesprekken
Als u een lopend gesprek wilt beëindigen, klik op hangup

Wachtrijmuziek beluisteren en beheren

Klik op ''wachtrijmuziek
Klik op afspelen om een nummer te horen. Met het vierkantje in de kolomkop kunt u het afspelen pauzeren.
Klik op verwijderen om een nummer te verwijderen

Wachtrijmuziek toevoegen

Klik op wachtrijmuziek
Klik op de bestandskiezer bij bestand
Kies het te importeren muziekbestand (accepteert MP3 en WAV bestanden)
Klik toevoegen

Feest- en vakantiedagen toevoegen

Klik op feest- en vakantiedagen instellen
Voer een enkele dag of een periode in
Klik op toevoegen

Feest- en vakantiedagen verwijderen

Klik op feest- en vakantiedagen instellen
Klik op verwijderen achter de dag of periode die u wilt verwijderen

Standaardberichten instellen

Klik op standaardberichten instellen
Pas de instellingen naar wens aan
Klik op opslaan

Meldteksten aanmaken en wijzigen

Zie de handleiding VoIP: de Phonetool gebruiken, Tabblad "Globaal" onder de kopjes "Meldteksten aanmaken" en "Meldteksten wijzigen"

Keuzemenu aanmaken en activeren

Klik op "keuzemenu's instellen"
In veld "naam keuzemenu", geef een naam in voor het keuzemenu en klik op knop "Toevoegen"
In de instellingen van het keuzemenu:

In veld "bericht", selecteer de meldtekst waarin de keuzes voor dit keuzemenu genoemd worden
In veld "bij keuze 1 gebruik acties van", selecteer de buitenlijn waarin de acties ingesteld staan die uitgevoerd moeten worden wanneer de beller "1" kiest
In veld "bij keuze 2 gebruik acties van", selecteer de buitenlijn waarin de acties ingesteld staan die uitgevoerd moeten worden wanneer de beller "2" kiest
Stel de gewenste keuzevelden verder naar wens in, velden voor ongebruikte keuzes mogen leeg gelaten worden

Open de eigenschappen van de Inkomende Lijn
Activeer optie "activeer keuzemenu" en selecteer het gewenste keuzemenu