VoIP: dagelijks gebruik

Deze handleiding is voor gebruikers die gebruik maken van 1A-telefonie. In deze handleiding worden de meestgebruikte functies van 1A-telefonie voor dagelijks gebruik uitgelegd.

1A-telefonie bestaat uit de 1A-VoIP module (de telefooncentrale) en een aantal SIP-toestellen (telefoontoestellen geschikt voor VoIP). Uw persoonlijke instellingen kunt u zelf beheren in de Phonetool.

De algemene instellingen van 1A-telefonie worden beheerd door uw 1A-beheerder (zie de handleiding Telefonie voor de 1A-manager). Uw persoonlijke instellingen kunt u zelf beheren in de Phonetool. Voor een overzicht van de snelkoppelingen die u kunt gebruiken, zie de handleiding VoIP: in het kort.

Benodigdheden

Voor deze handleiding heeft u nodig:

Telefonie op uw 1A-server. Nog geen telefonie? Neem contact op met uw 1A-partner.
Een computer met de Phonetool geïnstalleerd (dit gebeurt automatisch op Windows computers in het bedrijfsnetwerk)
Een SIP-telefoon verbonden met de 1A-server
Uw gebruikersnummer voor telefonie (indien onbekend, vraag uw 1A-beheerder)

Gebruiken
Instellen

Gebruik

Tools:

De algemene instellingen van 1A-telefonie worden beheerd door degene die toegang heeft tot de 1A-manager van uw organisatie.
De Phonetool biedt voor alle gebruikers de volgende functionaliteiten:

Een overzicht van de huidige activiteit in de telefonie.
Een "Beldirect" functie met een adresboek van gedeelde contactpersonen met telefoonnummers.
Een overzicht van de gesprekken die u zelf heeft gevoerd (inkomend en uitgaand).
Beheer van uw persoonlijke instellingen voor de telefonie.

Belcodes voor functies die u vanaf uw toestel kunt gebruiken, kunt u vinden in de handleiding VoIP: in het kort.
Voor een aantal applicaties is een koppeling beschikbaar waarmee een scherm in een applicatie geopend kan worden op basis van het telefoonnummer van de externe beller. Dit soort koppelingen worden meestal voor de gehele organisatie uitgevoerd.

De cheatsheet gebruiken

Download de Cheatsheet telefonie
Open de Cheatsheet in een PDF-programma, bijvoorbeeld Adobe Acrobat Reader
De Cheatsheet is ook te bekijken door op het logo in de Phonetool te klikken

Externe nummers bellen

U hoeft geen speciaal cijfer in te toetsen om een buitenlijn te krijgen.
Nummers beginnend met een 0 zal de centrale interpreteren als externe nummers.
Rechten voor uitgaande gesprekken: In het 1A-telefoonsysteem kan per toestel en per gebruiker aangegeven worden welke typen nummers gebeld mogen worden (regionaal, mobiel, servicenummers, internationaal). Wanneer u geen rechten hebt om het door u ingevoerde nummer te bellen, krijgt u hiervan een melding en wordt het gesprek geannuleerd. Binnenkomende gesprekken worden niet beperkt door deze instellingen.
Gesprekken naar 112 zijn altijd toegestaan, dit is niet afhankelijk van de instellingen van de gebruiker of het toestel.

Gesprekken naar 112 zijn altijd toegestaan, dit is het nationale noodnummer.

Interne nummers bellen

De lengte van interne nummers zal tussen twee en vier cijfers zijn. Wanneer een nummer gebeld wordt dat begint met een ander cijfer dan 0, zal de centrale dit interpreteren als een intern nummer.

De enige uitzondering hierop is 112, dit is altijd het nationale noodnummer.

Het gesprek doorverbinden

Doorverbinden start u door tijdens een gesprek de code *3 (ster–3) in te toetsen, u hoort dan de tekst "doorverbinden",
toets vervolgens het interne of externe nummer waarnaar u wilt doorverbinden.

Met ruggespraak: U kunt wachten tot opgenomen is en u uw collega aan de lijn heeft; pas als u oplegt wordt het gesprek doorverbonden.
Zonder ruggespraak: Wanneer u de hoorn oplegt zodra u het doorverbindende gesprek hoort overgaan, krijgt uw collega direct de externe beller aan de lijn.

U kunt ook doorverbinden naar een intern nummer dat doorgeschakeld is; het doorverbinden wordt dan ook doorgeschakeld.
Als de doorverbindende beller *0 (ster–0) toetst wordt het doorverbinden geannuleerd en krijgt deze het gesprek terug.
Doorverbinden: *3 + nummer
Doorverbinden annuleren: *0

Gebeld worden

U kunt intern gebeld worden op zowel uw interne toestelnummer als uw persoonlijke interne nummer (zie hoofdstuk 'Aanmelden en afmelden op een toestel' hieronder).
Wanneer een gesprek binnenkomt voor een inkomende lijn, zal de centrale de instellingen voor die lijn nalopen en zullen vervolgens de beschikbare interne toestellen overgaan. (zie hoofdstuk 'Instellingen: externe bellers - acties voor binnenkomende gesprekken')
U kunt een gesprek waarvoor een ander toestel rinkelt, aannemen op een toestel dat niet rinkelt. Toets hiervoor *8 (ster–8).
Opnemen vanaf een stil toestel: *8

Aanmelden en afmelden op een toestel

In de 1A telefooncentrale kunnen zowel telefoontoestellen als telefoniegebruikers ingesteld worden.

Een telefoontoestel is altijd bereikbaar op het interne toestelnummer, zolang het correct aangesloten is en niet op DND staat.
Een telefoniegebruiker is alleen bereikbaar wanneer deze ingelogd is op een toestel.

Wanneer u bent ingelogd op een toestel is dit toestel op twee interne nummers bereikbaar: het toestelnummer en uw gebruikersnummer.
U kunt op verschillende toestellen inloggen, maar u bent alleen bereikbaar op het toestel waar u het laatste ingelogd heeft. Zo volgt uw persoonlijke interne nummer u naar het toestel waar u op dat moment bent en rinkelt er geen toestel wanneer u niet aangemeld bent.
Inloggen op een toestel doet u met de code *11 (ster–11) gevolgd door het interne nummer van de gebruiker. Wanneer u nog ingelogd was op een ander toestel zult u daar uitgelogd worden. Uitloggen doet u door de code *12 in te toetsen op dat toestel.
Inloggen toestel: *11 + gebruikersnummer
Uitloggen toestel: *12

Speciale functies: intern - Niet storen (DND, Do-Not-Disturb)

Als u uw interne nummer op niet-storen zet, zal uw toestel niet overgaan, ook niet voor externe lijnen.
U kunt deze status activeren door vanaf uw toestel *78 te bellen en deactiveren door *79 te bellen. Wanneer u uitlogt of van toestel wisselt wordt deze optie ook gedeactiveerd. Deze instelling is ook toegankelijk via het Persoonlijk tabblad in de Phonetool.
Interne bellers zullen een meldtekst te horen krijgen. Een persoonlijke meldtekst voor de status niet-storen kan ingesproken en beluisterd worden via het Persoonlijk tabblad in de Phonetool, of door te bellen naar *13.
Instellen persoonlijke meldtekst voor niet-storen: *13
Niet storen activeren: *78
Niet storen deactiveren: *79

Speciale functies: intern - Doorschakelen

U kunt uw interne nummer doorschakelen door de code *21 te bellen vanaf het toestel. Met deze optie worden alleen interne bellers doorgeschakeld. De doorschakeling kan worden ingesteld naar een intern of extern nummer.
Deze instelling is ook toegankelijk via het Persoonlijk tabblad in de Phonetool.
Intern doorschakelen: *21

Speciale functies: intern - Terugbellen bij bezet (Call Completion)

Als u intern iemand belt, maar de persoon is in gesprek, kunt u voordat u ophangt *5 intoetsen om Call Completion aan te vragen. U legt de hoorn neer, en wordt later automatisch teruggebeld zodra de andere persoon heeft opgehangen. Als u opneemt brengt het telefoonsysteem een gesprek tot stand met de andere persoon. Om een eerder aangevraagde Call Completion af te breken, belt u *55.
Call Completion aanvragen: *5 (tijdens gesprek)
Call Completion afbreken: *55

Speciale functies: Systeem op binnen/buiten kantoortijden zetten

Gewoonlijk wisselt het telefoonsysteem automatisch tussen de verschillende tijdvakken en acties zoals die zijn ingesteld via de 1A-manager.
Soms is het handig om het telefoonsysteem handmatig naar "buiten kantoortijden", "lunchtijd of "vakantie" te zetten. Bijvoorbeeld als uw kantoor een keer eerder sluit, of wanneer de lunch niet altijd op hetzelfde tijdstip is.

Bel naar *44 om het telefoonsysteem in de "binnen kantooruren"-stand te zetten, de standaardacties zijn nu actief, instellingen voor "lunchtijd", "buiten openingstijden" en "vakantiedagen" worden genegeerd.
Bel naar *45 om het telefoonsysteem in de "buiten kantooruren"-stand te zetten, het telefoonsysteem zal nu de acties uitvoeren die zijn ingesteld voor buiten kantooruren.
Bel naar *47 om het telefoonsysteem in de "lunchtijd"-stand te zetten, het telefoonsysteem zal nu de acties uitvoeren die zijn ingesteld voor tijdens de lunchtijd.
Bel naar *48 om het telefoonsysteem in de "vakantiedagen"-stand te zetten, het telefoonsysteem zal nu de acties uitvoeren die zijn ingesteld voor tijdens de vakantiedagen.
Bel naar *40 om eerdere instellingen ongedaan te maken en weer gebruik te maken van de regulier ingestelde tijden.

In het kort:
Gebruik de ingestelde openingstijden: *40
Forceer altijd de standaardacties: *44
Forceer altijd de acties voor buiten kantoortijden: *45
Forceer altijd de acties voor tijdens lunchtijd: *47
Forceer altijd de acties voor tijdens vakantiedagen: *48

Speciale functies: Voicemail beluisteren

Beluisteren via Email: Voicemailberichten worden altijd per email gestuurd naar het email-adres dat u via de 1A-manager in de instellingen van de Inkomende Lijn hebt aangegeven. In deze email wordt het voicemailbericht als geluidsbestand toegevoegd, zodat u dit op vrijwel alle apparaten kunt afspelen.
Beluisteren via een toestel: Wanneer in de instellingen van de Inkomende Lijn een Intern Nummer toegekend is voor interne bellers, kunt u voicemailberichten ook beluisteren vanaf een intern toestel.

Bel vanaf een intern toestel naar *77XXX, waarbij XXX staat voor het interne nummer van de Inkomende Lijn.
Voor toegang tot de voicemail moet een pin ingevoerd worden, deze pin kunt u in de 1A-mananger vinden bij de instellingen van de Inkomende Lijn.

Speciale functies: Bedrijfsspecifieke meldteksten

Bedrijfsspecifieke meldteksten kunnen ingesproken worden via het Globaal tabblad in de Phonetool.
Deze optie maakt gebruik van uw interne toestel en begeleidt u met een inspreekmenu.
De door u ingesproken meldteksten kunt u daarna in gebruik nemen via de Phonetool en de 1A-manager.

Stappen

Instellingen: externe bellers - acties voor binnenkomende gesprekken

Voor elke Inkomende Lijn kan ingesteld worden wat er gebeurt met een binnenkomend gesprek. Er kunnen meerdere acties achter elkaar uitgevoerd worden.
Standaard beschikbare acties: Keuzemenu, Toestellen laten rinkelen, Wachtrij met wachtmuziek, Voicemail, Doorschakelen
Deze instellingen kunnen via de 1A-manager aangepast worden. Als u daarbij advies of asistentie wilt, horen we dat graag.

Instellingen: externe bellers - verschillende acties op verschillende momenten

Voor elke Inkomende Lijn zijn er vijf bereikbaarheidsstatussen mogelijk, bij elke status kunnen andere acties ingesteld worden.
Standaard beschikbare statussen: Dagstand, Nachtstand, Lunch, Feest- of Vakantiedag (zelf instelbaar), Geforceerde Actie
Deze instellingen kunnen via de 1A-manager aangepast worden. Als u daarbij advies of asistentie wilt, horen we dat graag.

Instellingen: Statuslampjes op een toestel

Ondersteuning voor statuslampjes (Busy Lamp Fields) is beschikbaar voor diverse functies.
Bijvoorbeeld: Toestellen, Conferentiekamers, Geparkeerde gesprekken, Rinkelende gesprekken op uw Inkomende Lijnen, Geforceerde dagstand en nachtstand
Statuslampjes kunnen ingesteld worden op toestellen die dit ondersteunen.