1A First Alternative

VoIP: dagelijks gebruik

Deze handleiding is voor gebruikers die gebruik maken van 1A-telefonie. In deze handleiding worden de meestgebruikte functies van 1A-telefonie voor dagelijks gebruik uitgelegd.

1A-telefonie bestaat uit de 1A-VoIP module (de telefooncentrale) en een aantal SIP-toestellen (telefoontoestellen geschikt voor VoIP). Uw persoonlijke instellingen kunt u zelf beheren in de Phonetool.

De algemene instellingen van 1A-telefonie worden beheerd door uw 1A-beheerder (zie de handleiding Telefonie voor de 1A-manager). Uw persoonlijke instellingen kunt u zelf beheren in de Phonetool. Voor een overzicht van de snelkoppelingen die u kunt gebruiken, zie de handleiding VoIP: in het kort.

Benodigdheden

Voor deze handleiding heeft u nodig:

  • Telefonie op uw 1A-server. Nog geen telefonie? Neem contact op met uw 1A-partner.
  • Een computer met de Phonetool geïnstalleerd (dit gebeurt automatisch op Windows computers in het bedrijfsnetwerk)
  • Een SIP-telefoon verbonden met de 1A-server
  • Uw gebruikersnummer voor telefonie (indien onbekend, vraag uw 1A-beheerder)

Stappen

1
De cheatsheet gebruiken
  • Download de Cheatsheet telefonie
  • Open de Cheatsheet in een PDF-programma, bijvoorbeeld Adobe Acrobat Reader
  • De Cheatsheet is ook te bekijken door op het logo in de Phonetool te klikken
De cheatsheet gebruiken
2
Externe nummers bellen
  • Nummers beginnend met een 0 zal de centrale interpreteren als externe nummers. U hoeft geen speciaal cijfer in te toetsen om een buitenlijn te krijgen, maar u dient wel altijd de regiocode voor het nummer in te toetsen.
    De enige uitzondering hierop is 112, dit is altijd het nationale noodnummer.

    Het 1A-telefoonsysteem maakt gebruik van uitbel-profielen per toestel en per gebruiker. Hiermee wordt ingesteld welke nummers gebeld mogen worden. Binnenkomende gesprekken worden niet beperkt door de profielen. Wanneer u geen rechten hebt om het door u ingevoerde nummer te bellen, krijgt u hiervan een melding en wordt het gesprek geannuleerd.
    Gesprekken naar 112 zijn altijd toegestaan, dit is niet afhankelijk van het profiel van de gebruiker of het toestel. Gesprekken naar 112 gaan automatisch bij voorkeur over de ISDN-lijn.
3
Interne nummers bellen
  • De lengte van interne nummers zal tussen twee en vier cijfers zijn. Wanneer een nummer gebeld wordt dat begint met een ander cijfer dan 0, zal de centrale dit interpreteren als een intern nummer.
    De enige uitzondering hierop is 112, dit is altijd het nationale noodnummer.
4
Doorverbinden: *3 + nummer
  • Door tijdens een gesprek de code *3 (ster–3) in te toetsen kunt u doorverbinden. Vervolgens kunt u een intern of extern nummer intoetsen waarheen doorverbonden kan worden.
    Er kan ook doorverbonden worden naar een intern nummer dat doorgeschakeld is; het doorverbinden wordt dan ook doorgeschakeld. Gesprekken doorverbinden kan zowel met als zonder ruggespraak.
    Zodra het door te verbinden gesprek overgaat kunt u de hoorn op te leggen. U kunt ook wachten tot opgenomen is; pas als u oplegt wordt het gesprek doorverbonden.
5
Doorverbinden annuleren: *0
  • Als de doorverbindende beller *0 (ster–0) toetst wordt het doorverbinden geannuleerd en krijgt deze het gesprek terug.
6
Gebeld worden
  • U kunt intern gebeld worden op zowel uw interne toestelnummer als uw persoonlijke interne nummer (zie hoofdstuk 'toestellen en gebruikers' hieronder). Wanneer een gesprek binnenkomt op een extern nummer, zal de centrale de instellingen voor dat nummer nalopen, en zullen vervolgens de beschikbare interne toestellen overgaan. Uw netwerkbeheerder kan hierbij per nummer een primaire en secundaire groep aangeven in de 1A-manager. U kunt ook gesprekken opnemen als uw toestel niet overgaat. Toets hiervoor *8 (ster–8).
    Opnemen stil toestel: *8
7
Inloggen en uitloggen
  • In de 1A telefooncentrale kunnen zowel telefoontoestellen als telefoniegebruikers ingesteld worden. Een telefoniegebruiker is pas bereikbaar na inloggen op een toestel. U kunt op verschillende toestellen inloggen en maar u bent alleen bereikbaar op het toestel waar u het laatste ingelogd heeft. Wanneer u bent ingelogd op een toestel is dit toestel op twee nummers bereikbaar: het nummer van het toestel en het nummer van de gebruiker.
    Inloggen op een toestel doet u met de code *11 (ster–11) gevolgd door het interne nummer van de gebruiker. Wanneer de gebruiker nog ingelogd was op een ander toestel zal deze daar uitgelogd worden. Uitloggen doet u door de code *12 in te toetsen op dat toestel.
    Inloggen toestel: *11 + nummer gebruiker
    Uitloggen toestel: *12
8
Speciale functies: intern - Niet storen
  • Als u uw interne nummer op niet-storen zet, zal uw toestel niet overgaan, ook niet voor externe lijnen. Alle bellers zullen uw meldtekst te horen krijgen.
    Een persoonlijke meldtekst voor de status niet-storen kan ingesproken en beluisterd worden via het Persoonlijk tabblad in de Phonetool, of door te bellen naar *13. U kunt deze status activeren door vanaf uw toestel *78 te bellen, en deactiveren door *79 te bellen. Wanneer u uitlogt of van toestel wisselt wordt deze optie ook gedeactiveerd.
    Instellen voicemail tekst = *13
    Niet storen activeren = *78
    Niet storen deactiveren = *79
9
Speciale functies: intern - Doorschakelen
  • U kunt uw interne nummer doorschakelen door de code *21 te bellen vanaf het toestel. Deze instelling is ook toegankelijk via het Persoonlijk tabblad in de Phonetool. Met deze optie worden alleen interne bellers doorgeschakeld. De doorschakeling kan worden ingesteld naar een intern of extern nummer.
    Intern doorschakelen = *21
10
Speciale functies: intern - Call Completion (terugbellen bij bezet)
  • Als u intern iemand belt, maar de persoon is in gesprek, toetst u voordat u ophangt *5 om Call Completion aan te vragen. U legt de hoorn neer, en wordt later automatisch teruggebeld zodra de andere persoon heeft opgehangen. Als u opneemt brengt het telefoonsysteem een gesprek tot stand met de andere persoon. Om een eerder aangevraagde Call Completion af te breken, belt u *55.
    Call Completion aanvragen: *5 (tijdens gesprek)
    Call Completion afbreken: *55
11
Speciale functies: intern - Systeem op binnen/buiten kantoortijden zetten
  • Soms is het handig om het telefoonsysteem tijdelijk op binnen/buiten kantoortijden te zetten. Bijvoorbeeld als uw kantoor eerder sluit. Bel naar *44 om het telefoonsysteem in de "binnen kantooruren"-stand te zetten. De standaardacties zijn nu actief. Bel naar *45 om het telefoonsysteem in de "buiten kantooruren"-stand te zetten. Het telefoonsysteem zal nu de acties gaan uitvoeren die zijn ingesteld voor buiten kantooruren. Bel met *46 om eerdere instellingen ongedaan te maken en weer gebruik te maken van de regulier ingestelde tijden.
    Gebruik altijd de standaardacties: *44
    Gebruik altijd de acties voor buiten kantoortijden: *45
    Gebruik de systeeminstellingen voor openingstijden: *46
12
Speciale functies: extern
  • Voor elk extern nummer zijn er vier bereikbaarheidsinstellingen mogelijk. Deze speciale opties kunnen in de 1A-manager door uw 1A-beheerder per gebruiker en/of toestel ingesteld worden:
  • Doorschakelen: Bij deze status wordt het binnenkomende externe gesprek doorgeschakeld naar een extern nummer. Dit nummer is bij inschakelen van de status door de gebruiker in te stellen. Dit nummer kan een mobiele telefoon zijn, maar geen 0900/0800 of internationaal nummer.
  • Niet-storen voicemail: Bij deze status wordt de externe beller verbonden met de voicemail. De voicemail kan zo ingesteld worden dat de beller een voicemailbericht kan achterlaten wat per email bij u afgeleverd wordt.
  • Afwezigheid: Binnen de openingstijden wordt bij afwezigheid van de primaire eigenaar van een nummer, gepoogd om de beller te verbinden met een gebruiker uit de secundaire groep.
  • Nachtstand: Buiten openingstijden wordt de externe beller met de voicemail verbonden, of kan het gesprek doorgeschakeld worden. Bij de nachtstand-voicemail wordt een andere meldtekst afgespeeld dan bij de niet-storen voicemail. Bedrijfsspecifieke meldteksten kunnen ingesproken worden via het Globaal tabblad in de Phonetool en via een aangesloten toestel.